Estructurar el conocimiento

Como estructurar el know-how

El primer paso para redactar el conocimiento (los procesos/procedimientos) de la empresa, pasa por estructurar ese conocimiento de forma que podamos visualizar cada parte de los procesos corporativos y plasmarlos posteriormente en un grafico.

Todo eso, sin perder de vista cuales son los objetivos de esta transicion hacia un sistema organizativo estructurado.

Estos objetivos son:

Organizar

Saber quién hace qué y repartir el trabajo en la empresa es uno de los importantes hitos de esta formalización. Para que el trabajo se lleve a cabo de forma eficaz y coherente, cada uno debe conocer sus actividades y sus responsabilidades con respecto a las tareas que le incumben. Por ello, la organización debe estar descrita de forma explícita, sin posible equívoco, y la descripción ha de estar disponible en todo momento para las personas implicadas.

Describir y formalizar la organizacion no significa parar todo!!!

Estructurar

La descripción de la organización de una empresa puede producir efectos inducidos muy provechosos. Por ejemplo, durante este análisis de la organización se comprueba con frecuencia que se pueden mejorar los circuitos de información o el funcionamiento de algunos servicios.

Es una forma de completar la formalización de la organización con una estructuración (o reestructuración) del modo de funcionamiento de la empresa. Ciertas tareas fragmentadas en distintos servicios se pueden reunir en uno nuevo, creado específicamente, lo que permite mejorar la eficacia y la productividad.

Memorizar

Este aspecto no es tan evidente como los anteriores, pero es igual de importante. A menudo se comprueba que los conocimientos y las competencias se pierden cuando se marcha una persona que poseía un know-how específico o una experiencia particular.

Al describir este know know, estamos preservando las capacidades de la empresa. Igualmente, podemos transmitir estas capacidades a las nuevas incorporaciones.

Aprender

Descrito parcialmente en el punto anterior, la capacidad de poder concretar el conocimiento corporativo permite su transmision.

Comprender

En este momento las empresas suelen usar manuales en forma textual y transmision oral para propagar su conocimiento. Esto no es del todo eficiente, ya que los manuales requieren de mantenimiento y la transmision oral es imperfecta, pudiendo degradarse o variar en funcion del emisorreceptor.

El know-how formalizado permite tener una base comun a todos los actores implicados, asi como la correcta difusion de la informacion que garantize que los responsables tienen el mismo grado de competencias.

Comunicar

Resulta evidente que una vez se expliciten las tareas, los roles, etc... estos podran ser comunicados inequivocamente al resto de la organizacion.

Es cierto que para poder entender el contenido de la comunicacion, la empresa debe aprender un lenguaje comun, de otra manera la comunicacion no sera eficaz. Este lenguaje es la metodologia... "no le he puesto nombre todavia"

Industrializar

O entendido como el proceso mediante el cual propagamos las buenas practicas best practices a todos los estamentos de la empresa.

Por tanto, definir claramente, y para todas las personas interesadas, las tareas que tienen que realizar, permite normalizar y homogeneizar las prácticas, y también reproducirlas de forma idéntica.

Esto es ciertamente importante cuando se trata de garantizar en el tiempo un nivel de prestaciones a los clientes, o una calidad idéntica de los servicios.

Acreditar

El uso de una metodologia en la gestion de los procesos corporativos muestra un interes claro en la persecucion de la excelencia. Es un argumento de peso para promover el conocimiento y la reputacion de la empresa.

Transcender

Uno de los objetivos indirectos de la formalizacion de los procesos es visualizar areas que historicamente han estado separadas:

  • Sistemas agile de produccion
  • Sistemas coporativos de gestion

Evaluar

La evaluación es un punto importante vinculado a la formalización de la organización y el know-how. En efecto, si los objetivos citados anteriormente son interesantes, es aún más pertinente examinar con regularidad si el sistema de organización formalizado o el know-how aplicado siguen el modelo definido y, sobre todo, de forma eficaz.

Esta evaluación, que suele ser denominada "auditoría", pone de manifiesto las disfunciones o las variaciones existentes entre “la aplicación en el terreno” y lo que se ha descrito.

Para la empresa, supone la posibilidad de progresar modificando el sistema formalizado para adaptarlo a las prácticas eficaces en base a la accion real (memorizar nuevas competencias, mejorar el aprendizaje de estas prácticas, etc.), o, por el contrario, de introducir más rigor en la realización de las actividades, insistiendo sobre el desarrollo aplicable, tal como está formalizado en la documentación (refuerzo de la reproductibilidad de las acciones, etc.).

Mejorar

Mientras ciertas actividades siguen siendo poco definidas o heterogéneas, es imposible evaluar su eficacia.

En cambio, en cuanto se formalizan, permiten, por una parte, hacer una evaluación de su puesta en práctica y, por otra, mejorar dicha puesta en práctica.

Efectivamente, a partir de modalidades formalizadas, basta con modificar una u otra de ellas (cambiar un circuito de documentos, precisar las responsabilidades de una función, definir las herramientas que se deben utilizar para llevar a cabo una acción) para comprobar cómo mejora una actividad.

Estas nuevas modalidades que mejoran el sistema existente se pueden introducir en los documentos de forma que se puedan implementar sistemáticamente. Si la empresa identifica indicadores de resultados para las actividades descritas, podrá, por una parte, medir su eficacia y, por otra, mejorarlos mediante la búsqueda de su eficiencia.

Se podrían citar otros muchos elementos que entran en juego con la formalización de el know-how, pero este no es el objetivo de esta obra. Por tanto, recordemos a continuación unas cuantas oraciones, citadas con frecuencia, que resumen estos elementos: “Saber lo que se hace”, “Saber lo que se debe hacer”, “Organizarse para hacerlo”, definir y, por tanto, “Escribir cómo se va a hacer”.

“Hacer lo que se ha escrito”; en algunos casos, “Grabar lo que se ha hecho” para “Evaluar cómo se hace” y, por tanto, “Mejorar el cómo se va a hacer”.